Cara Menjurnal Reimbursement Karyawan
Reimbursement adalah penggantian biaya yang sebelumnya dibayar menggunakan uang pribadi karyawan untuk kepentingan perusahaan.
Contohnya:
- Karyawan membeli tiket perjalanan dinas
- Membayar biaya parkir atau tol untuk urusan perusahaan
- Membeli perlengkapan kantor menggunakan uang pribadi
- Membayar biaya operasional perusahaan terlebih dahulu
Biaya tersebut tetap merupakan beban atau aset perusahaan, meskipun awalnya dibayar oleh karyawan.
Table of Contents:
Contoh Kasus
Karyawan menggunakan uang pribadi untuk membeli:
- Tiket perjalanan dinas: Rp1.500.000
- Transportasi: Rp300.000
- Biaya makan perjalanan dinas: Rp200.000
Total yang harus diganti perusahaan Rp2.000.000
Karyawan menyerahkan bukti transaksi kepada perusahaan.
Saat Biaya Diakui
Jika perusahaan belum mengganti uang karyawan:
Debit
- Beban Perjalanan Dinas: Rp1.500.000
- Beban Transportasi: Rp300.000
- Beban Perjalanan/Makan: Rp200.000
Kredit
Utang kepada Karyawan: Rp2.000.000
Artinya, perusahaan sudah mengakui biaya dan memiliki kewajiban untuk mengganti uang karyawan.
Saat Reimbursement Dibayar
Ketika perusahaan mengganti Rp2.000.000 kepada karyawan:
Debit
Utang kepada Karyawan: Rp2.000.000
Kredit
Bank/Kas: Rp2.000.000
Utang kepada karyawan menjadi Rp0 setelah pembayaran.
Jika Langsung Dibayar
Jika perusahaan langsung membayar gaji dan lembur tanpa mencatat utang terlebih dahulu, jurnal dapat dibuat:
DR Beban Gaji: Rp8.000.000
DR Beban Lembur: Rp1.000.000
CR Bank: Rp8.700.000
CR Utang PPh 21: Rp300.000
Yang penting, pencatatan tetap menunjukkan:
Beban lembur + kewajiban pajak + jumlah yang benar-benar dibayarkan.
Jika Barang yang Dibeli Adalah Aset?
Tidak semua reimbursement menjadi beban.
Misalnya karyawan membeli laptop untuk perusahaan menggunakan uang pribadi sebesar Rp10.000.000.
Jika memenuhi kriteria pengakuan aset perusahaan:
Debit Aset Tetap, Laptop: Rp10.000.000
Kredit Utang kepada Karyawan: Rp10.000.000
Saat perusahaan mengganti uang karyawan:
Debit Utang kepada Karyawan: Rp10.000.000
Kredit Bank/Kas: Rp10.000.000
Jadi, yang menentukan akun debit bukan siapa yang membayar, tetapi untuk apa uang tersebut digunakan.
Reimbursement Bukan Gaji
Reimbursement tidak otomatis menjadi tambahan gaji karyawan.
Jika karyawan membeli tiket pesawat untuk perjalanan dinas dan perusahaan menggantinya sesuai biaya yang sebenarnya, transaksi tersebut merupakan penggantian biaya perusahaan.
Berbeda dengan pembayaran:
- Gaji
- Bonus
- Insentif
- Tunjangan
yang merupakan bagian dari kompensasi karyawan.
Bagaimana Jika Karyawan Belum Menyerahkan Bukti?
Perusahaan sebaiknya memiliki dokumen pendukung seperti:
- Nota atau invoice
- Bukti pembayaran
- Form reimbursement
- Tujuan pengeluaran
- Persetujuan atasan, jika diperlukan
Jangan hanya mengandalkan keterangan lisan, terutama untuk transaksi dengan nilai material.
Kesalahan yang Sering Terjadi
- Reimbursement langsung dicatat sebagai beban gaji.
- Pengeluaran pribadi karyawan yang tidak berkaitan dengan perusahaan ikut direimburse.
- Biaya perusahaan dicatat dua kali, saat reimbursement diajukan dan saat dibayar.
- Tidak membuat utang kepada karyawan sehingga kewajiban yang belum dibayar sulit dilacak.
- Semua reimbursement dianggap beban, padahal sebagian pembelian dapat memenuhi kriteria sebagai aset.
Tips Pencatatan Reimbursement
- Pisahkan akun Utang kepada Karyawan dari utang supplier.
- Simpan bukti transaksi sebagai dasar reimbursement.
- Catat biaya berdasarkan jenis pengeluarannya.
- Tentukan apakah pengeluaran merupakan beban, aset, atau akun lainnya.
- Pastikan pembayaran reimbursement mengurangi utang kepada karyawan, bukan mencatat beban untuk kedua kalinya.
- Rekonsiliasi saldo utang karyawan secara berkala.
